Réserver des espaces de coworking en ligne

Espaces de coworking

Les bureaux partagés ou les espaces de coworking offrent un réel confort aux travailleurs mobiles, à condition de fournir des services de qualité, organisés et sécurisés. En plus des bonnes pratiques qui peuvent être adoptées, les fondateurs et gestionnaires des espaces de coworking disposent, pour cela, de diverses solutions. Découvrez, dans cet article, quelques conseils pour réserver des espaces de coworking en ligne.

Faire le point sur les buts

Avant de commencer instinctivement à gérer l’espace de coworking, il vaut la peine de prendre de recul et d’identifier ce que votre lieu va vraiment essayer d’accomplir. L’objectif habituel de cet espace communautaire pour les travailleurs est de répondre aux besoins de chacun en offrant un lieu de confort et de sécurité. Il ne faut pas oublier que chaque travailleur sera, même dans l’ambiance conviviale, une entreprise avec ses méthodes de travail, ses objectifs, etc. Votre premier objectif devrait être de rendre facile le travail du client. Il est donc nécessaire de leur fournir des outils afin qu’ils puissent réserver facilement et rapidement, mais aussi communiquer en externe et en interne sur l’actualité de l’espace, les collègues, et même toutes les entreprises présentes. Non seulement, c’est pratique et agréable pour tous les collaborateurs dans l’espace partagé, mais cela attire aussi de nouveaux collaborateurs. En plus de cet objectif, il est, comme pour tout espace de coworking, important d’évaluer l’organisation interne de lieu. Quel est le budget qui est disponible ?

Il ne faut jamais oublier que votre espace est la façon dont votre entreprise gagne de l’argent. Par conséquent, vous devez faire correspondre vos revenus et vos dépenses. Ne rêvez pas de l’espace très haut de gamme aux finitions luxueuses lorsque vous ne pouvez pas donc le monétiser avec vos objectifs. Par ailleurs, avant de choisir votre espace de coworking, interrogez-vous sur vos besoins de service et passez en revue les offres qui correspondent à vos centres d’intérêt. Tout dépend de tout ce que vous recherchez (comme l’accès Internet haut débit, les bureaux semi-zonés, les bureaux de coworking, les salles événementielles, les salles de conférence partenaires, etc.) et de votre spécialité (comme l’entrepreneur, le créatif, les indépendants ou les missionnaires, les cadres de grands groupes, etc.). Tous les espaces, avec de nouvelles offres, des concepts et des services différents, ne sont pas forcément adaptés au projet et à la nouvelle vie d’entrepreneur.

Gestion de réservations et factures d’espace de coworking

Les espaces de coworking nécessitent une gestion structurée, mais aussi une gestion capable de répondre à des problématiques urgentes, c’est pourquoi le traitement manuel des factures et des réservations est déconseillé. Les gestionnaires peuvent être aidés grâce à une solution dédiée qui ouvre la plateforme de réservation avec des possibilités de location et des détails sur les prix. Cette solution est dédiée à la gestion des espaces de coworking et permet de fournir des statistiques sur l’activité des locaux, mais aussi de suivre les clients : consommation wifi, matériels, présence, factures mensuelles ou annuelles et possibilité de paiements en ligne, blogs et réseaux sociaux.

Afin d’automatiser et de simplifier les réservations des bureaux et/ou des salles, des solutions dédiées à la gestion des espaces de coworking sont disponibles. Côté travailleur, une plateforme spécifique permet généralement de visualiser les bureaux qui sont disponibles, de s’informer sur les tarifs et de communiquer avec d’autres collègues. Côté gestionnaire, cette solution centralise toutes les tâches administratives en un seul endroit et offre différentes fonctionnalités. En plus de gagner du temps, l’utilisation de la plateforme permet également d’économiser du papier.

Création d’un règlement intérieur

Selon les opérations mises en place dans un espace de coworking, des réglementations doivent être mises en place pour les faire respecter. Cela évite tout problème entre managers et collègues, mais aussi entre communautés de collègues. Ces réglementations doivent également garantir la sécurité des équipements et des espaces de travail de chacun en encourageant la non-dégradation et la bienveillance, même si les systèmes de sécurité et d’alarme externes doivent être pris en compte lors de leur mise en œuvre et de leur application. Un système de badge ou de code pourrait être décidé pour supporter cette sécurité.

Gestion de l’ambiance

Les espaces de coworking sont avant tout une communauté de collègues. Par conséquent, dans l’espace de coworking, il est crucial de créer la meilleure ambiance de travail et de confiance entre les membres. C’est à cause de cette ambiance que cet endroit fonctionne ou non. Afin d’aider à construire une communauté, n’hésitez pas à gérer la communication entre les membres et vers l’extérieur via le site web et la newsletter. Cette communication peut également être doublée sur place pour que les membres se rencontrent autour d’une annonce. Montrez votre communauté au monde extérieur grâce aux réseaux sociaux, si tout se passe très bien dans votre espace, vos collègues seront sans aucun doute vos meilleurs ambassadeurs.

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