Accélération de la livraison, traçabilité en temps réel, livraison simplifiée, économies, autant de facteurs en faveur des Lettres Recommandées Électroniques dites LRE. Mais connaissez-vous qu'est-ce que le recommandé électronique exactement ? Et sa principale différence avec la lettre recommandée papier ? Son installation est très simple, mais nécessite uniquement certaines préparations.
Qu'est-ce que le recommandé électronique ?
L'E-Courrier Recommandé est un service de courrier électronique qualifié de la poste qui permet l’envoi recommandé electronique et la réception de courrier recommandé en ligne. Cette prestation qualifiante au sens du règlement européen eIDAS donne la même validité juridique et le même enjeu que la lettre recommandée classique. Le récepteur est averti par email de la réception d'un recommandé électronique. Et le destinataire, muni d'un moyen de reconnaissance électronique, peut donc accepter ou rejeter le courrier recommandé depuis un ordinateur.
Pour que le recommandé électronique soit valable juridiquement, la remise d'une lettre de recommandation électronique doit répondre à 3 conditions :
- Le prestataire expéditeur est responsable de l'identité correcte du destinataire et de l'expéditeur
- Les dates d'envoi et de réception doivent être vérifiables et garanties
- Si le destinataire n'est pas un expert, un accord préalable est requis.
Choisir le recommande électronique : pourquoi ?
Dans le cadre des assurances (signer ou résilier un contrat), de l'immobilier (convocation, convocation à l'Assemblée Générale des Propriétaires, promesse de vente), de la banque (compte fermé), profession juridique, marché public ou encore ressources humaines, le choix du recommandé électronique s'impose de plus en plus dans les entreprises en raison des avantages multiples qu'il apporte :
- même force convaincante et valeur juridique que la recommandée classique
- traçabilité 24h/24 et 7j/7
- pièces jointes non limitées et dans n'importe quel format électronique
- utilisation simple et réactivité
- moins d'inconvénients pour le destinataire
- moins cher que le papier recommandé pour le format de base
- meilleure intégration du courrier dans la GED
- meilleure intégration au SI
La LRE est donc plus pratique que le recommandé classique. En choisissant de mettre en place un E-Registration Letter, les processus sont allégés avec moins de démarches administratives, pas de gestion des colis et des tickets papier. Donc, tout est géré de manière dématérialisée. Ainsi, différents départements peuvent s'affranchir de ces périodes inefficaces.
Mise en place d'une lettre recommandée électronique
-Choisissez un prestataire de services LRE qualifié
Il est essentiel de faire la distinction entre un recommandé électronique non qualifié et qualifié. En fait, seul un LRE qualifié a la même validité juridique que sa version papier, car il est conforme aux exigences du règlement européen eiDAS. Ce règlement assure les échanges électroniques entre les gens, les entreprises et les pouvoirs publics au sein de l'Union européenne. C'est lourd réglementairement c'est pourquoi c'est plus simple et recommandé de faire appel à un spécialiste qui connaît et respect les normes de l'article du règlement eiDAS sur les e-signatures, l'authentification et les horodatages tout en intégrant la LRE dans une solution de traitement du courrier plus globale.
-Gestion du consentement de chaque destinataire
La gestion du consentement est un autre point à prendre en compte. En effet, si le destinataire est un particulier, il est nécessaire d'obtenir son consentement préalable pour recevoir le LRE, contrairement aux récepteurs professionnels où le consentement n'est pas requis.
Par conséquent, une bonne pratique pour passer à une LRE consiste à intégrer progressivement dans votre contrat une clause d'accord que vos destinataires spécifiques adopteront. Pour les contrats déjà existants, vous pouvez modifier ou mettre en place un portail de consentement avec votre fournisseur de services. Il est à noter que certains prestataires offrent des solutions globales combinant papier et électronique : dans le cas où le destinataire n'accepte pas le courrier recommandé au format électronique, l'organisme émetteur peut convertir automatiquement au format papier pour assurer la livraison.