Avec Internet et les nouveaux outils technologiques qu’il apporte, les réunions à distance sont devenues plus simples. Parmi ces solutions, la visioconférence ou vidéoconférence connaît actuellement un véritable essor grâce à son côté pratique et rapide. Puisqu’il s’agit d’un dispositif pouvant révolutionner considérablement les échanges stratégiques au sein de l’entreprise, le mieux c’est de comprendre son fonctionnement et de connaître le matériel de visioconférence à avoir pour mener à bien les réunions à distance.
Qu’est-ce que la vidéoconférence ?
L’utilisation d’un équipement visioconférence est actuellement indispensable pour toute entreprise qui souhaite s’adapter aux nouvelles méthodes de travail. Il s’agit en réalité d’un moyen de communication de plus en plus sollicité grâce à son aspect pratique. La vidéoconférence permet notamment aux dirigeants de communiquer à distance avec leurs collaborateurs, filiales, partenaires ou salariés situés à l’étranger.
Contrairement aux réunions classiques, les participants n’ont pas besoin d’être présents physiquement dans la même salle puisqu’ils sont rassemblés sur une même plateforme virtuelle. En clair, la visioconférence permet d’organiser des échanges, des conférences ou des sessions de travail à distance tout en donnant l’impression que tous les participants sont présents dans la même pièce.
Grâce à ce dispositif, les communications et les prises de décision sont souvent simplifiées. De plus l’entreprise gagne en productivité, les coûts de déplacement et de communication sont réduits, mais surtout vous gagnez un temps considérable. En effet, la solution permet d’abolir les distances ainsi, tous les participants peuvent se connecter n’importe où et à n’importe quelle heure.
Pour garantir le bon déroulement des échanges, le matériel de vidéoconférence devra être adapté à l’environnement de travail et aux besoins des utilisateurs. Afin de trouver des conseils pouvant vous aider à choisir, consultez un site spécialisé comme id2son.fr.
Quel matériel pour une session de vidéoconférence ?
Contrairement aux autres services proposés par Internet, la visioconférence ne s’appuie pas sur des protocoles standards ainsi, les solutions de réunions à distance ne sont pas compatibles entre elles. Pour le mailing par exemple, même si les deux interlocuteurs utilisent deux logiciels de mail différents, ils pourront toujours échanger des courriels entre eux. Mais pour la vidéoconférence, le logiciel choisi devra être le même sinon la communication n’aboutit pas.
Notez ainsi que chaque intervenant à la réunion devra avoir un minimum d’équipement :
. Un écran qui affiche les autres participants
. Un système audio qui diffuse la voix de chacun
. Une caméra ou une webcam qui filme
. Un micro qui enregistre la conversation
. Et une solution visioconférence (logiciel, boitier, etc.) capable de gérer l’ensemble des équipements
Les entreprises peuvent choisir d’utiliser divers systèmes, mais dans la plupart des cas, les dirigeants optent pour le logiciel de vidéoconférence. Ce dernier permet de coordonner le matériel pour la téléconférence notamment en mettant en relation les intervenants (affichage en mosaïque), mais aussi en retranscrivant le son et l’image.
Solution de visioconférence : laquelle choisir ?
Le système de visioconférence peut être un logiciel, un boitier ou un dispositif intégré à une salle de réunion. En réalité, tout dépend des besoins de l’entreprise et de l’infrastructure disponible.
Sachez ainsi que vous aurez le choix entre différents modèles selon vos attentes. Un matériel complet qui se connecte à un ordinateur facilite les réunions puisque le logiciel assure la fonction du système de visioconférence.
Pour les petites salles de réunions, il est conseillé de choisir une solution portable qu’on peut directement adapter sur un écran. Dans ce cas, vous n’aurez pas besoin d’ordinateur ou de logiciel puisque le boitier portable regroupe tout ce qu’il faut pour communiquer.
Pour les grandes structures, il est préférable d’installer une salle de visioconférence pouvant accueillir tout le monde. Ces pièces sont généralement équipées de grands écrans et d’une caméra au-dessus de l’écran central qui filme toute la salle. Chaque intervenant peut par ailleurs avoir une tablette qui lui permettra d’interagir sur la vidéoconférence.